Document d’information sur le dispositif d’alerte Maxi Zoo
Le dispositif de notification d’alertes de MAXI ZOO France SAS (ci-après « MAXI ZOO ») et de son groupe FRESSNAPF permet aux salariés et collaborateurs extérieurs (personnel intérimaire, salarié d’un prestataire de services…) ou occasionnels (CDD, apprentis, stagiaires…) aux actionnaires ou associés, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de MAXI ZOO , ainsi qu’aux tiers d’effectuer un signalement interne conformément à la loi « Sapin II » du 9 décembre 2016, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, à la loi « Devoir de Vigilance» du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre, et à la loi du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte.
Ces signalements concernent des informations portant sur :
Ces signalements concernent des informations portant sur :
- un crime ou un délit au sens pénal du terme conformément à la législation française ;
- une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ; du droit de l’Union européenne, ou d’une loi ou d’un règlement
- un manquement au code de conduite anticorruption de MAXI ZOO ;
- une atteinte grave envers les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l'environnement résultant des activités de MAXI ZOO
Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.
Pour en faciliter la compréhension, MAXI ZOO a défini dans le dispositif des thématiques répondant notamment à ces caractéristiques : le blanchiment, le détournement de fonds, les manquements au droit de la concurrence, les conflits d’intérêts, la manipulation de documents/bilans commerciaux, les atteintes à l’environnement et la protection des données personnelles, la violation des règles de conduite sur le lieu de travail et des droits de l’homme, la violation du droit Français ou de l’Union Européenne.
Le dispositif de notification d’alertes de MAXI ZOO est accessible en France et dans le monde par tous les salariés du Groupe FRESSNAPF. Les formulaires sont disponibles dans différentes langues utilisées dans le Groupe et notamment pour ce qui concerne MAXI ZOO en français et en anglais.
Comment faire un signalement ?
La protection des lanceurs d’alerte est une préoccupation fondamentale pour MAXI ZOO et le Groupe FRESSNAPF qui ont sélectionné la plateforme sécurisée VISPATO (https://www.vispato.com/fr/pourquoi-vispato/) pour réaliser et héberger l’ensemble des échanges et informations relatives aux signalements. Cette plateforme garantit le cryptage de bout en bout et la conservation des données en toute confidentialité sur un serveur externe déconnecté des systèmes d’informations du groupe FRESSNAPF.
La plateforme de signalement de MAXI ZOO n’a pas vocation à être utilisée pour des questions courantes relevant du domaine des ressources humaines. Elle a vocation à permettre le recueil sécurisée et confidentiel d’alertes de la part des salariés, des actionnaires ou associés, des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance, mais également des collaborateurs extérieurs ou occasionnels de MAXI ZOO.
Il n’y a pas d’obligation pour les salariés comme pour les collaborateurs extérieurs ou occasionnels de MAXI ZOO d’alerter et aucun salarié ne pourra être sanctionné pour ne pas avoir signaler un manquement entrant dans ce cadre.
Les étapes de la procédure de signalement sont détaillées ci-après.
- Accès à la plateforme de signalement :
La plateforme de signalement de MAXIZOO est accessible au lien suivant : https://france.fnmz-whistleblowing.com/
La plateforme est accessible 24h/24h et 7 jours/7.
La plateforme est accessible via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
La plateforme est accessible 24h/24h et 7 jours/7.
La plateforme est accessible via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
- Page d’accueil de la plateforme de signalement
En arrivant sur la plateforme, ce document d’information sur le dispositif de lanceur d’alertes de MAXI ZOO est disponible en cliquant sur le lien en bas de page intitulé « Informations sur la procédure de signalement ».
En haut à gauche, il est possible de choisir entre la langue anglaise ou la langue française.
Des informations vous sont fournies sur les moyens mis en oeuvre dans le cadre du dispositif pour protéger la confidentialité et des conseils vous permettant de préserver la confidentialité vous sont également fournis en page d’accueil.
Si vous avez déjà déposé une alerte et si vous avez renseigné une adresse électronique à cette fin, vous pouvez vous connecter via le lien en haut à droite de la page d’accueil « Connection utilisateurs» grâce à l’adresse électronique renseignée lors de votre alerte pour recevoir un lien qui vous permettra d’accéder à un espace de communication confidentiel afin de suivre l’avancement de votre alerte ou de donner suite à votre alerte.
En haut à gauche, il est possible de choisir entre la langue anglaise ou la langue française.
Des informations vous sont fournies sur les moyens mis en oeuvre dans le cadre du dispositif pour protéger la confidentialité et des conseils vous permettant de préserver la confidentialité vous sont également fournis en page d’accueil.
Si vous avez déjà déposé une alerte et si vous avez renseigné une adresse électronique à cette fin, vous pouvez vous connecter via le lien en haut à droite de la page d’accueil « Connection utilisateurs» grâce à l’adresse électronique renseignée lors de votre alerte pour recevoir un lien qui vous permettra d’accéder à un espace de communication confidentiel afin de suivre l’avancement de votre alerte ou de donner suite à votre alerte.
- Sélection de la thématique de l’alerte
Une fois que vous avez cliqué sur « Faire un signalement », une page vous permet de choisir une rubrique parmi une liste de rubriques pour sélectionner la thématique qui semble le mieux correspondre à votre alerte.
Il est prévu pour chaque rubrique et donc chaque thématique des explications et exemples sur le contenu de chaque thématique.
Vous pouvez choisir une seule rubrique, toutefois cette étape n’a pas d’impact sur le traitement de votre alerte qui sera traitée quelle que soit la thématique choisie et même en cas d’erreur sur la thématique choisie.
Il est prévu pour chaque rubrique et donc chaque thématique des explications et exemples sur le contenu de chaque thématique.
Vous pouvez choisir une seule rubrique, toutefois cette étape n’a pas d’impact sur le traitement de votre alerte qui sera traitée quelle que soit la thématique choisie et même en cas d’erreur sur la thématique choisie.
- Saisine du signalement
Une fois une thématique choisie, une nouvelle page s’affiche et vous permet de rédiger un message.
Vous avez la possibilité de joindre 3 fichiers au maximum et chaque fichier peut faire jusqu'à 20 MB.
Ensuite, vous pouvez choisir de donner ou non votre consentement à être recontacté au sujet de votre alerte.
Vous pouvez choisir entre faire un signalement de façon anonyme ou de façon confidentielle mais en vous identifiant (en indiquant votre nom et adresse e-mail).
Si l’alerte est réalisée de façon anonyme, vous êtes informé du fait que l’alerte anonyme est traitée sous les conditions suivantes :
Vous avez la possibilité de joindre 3 fichiers au maximum et chaque fichier peut faire jusqu'à 20 MB.
Ensuite, vous pouvez choisir de donner ou non votre consentement à être recontacté au sujet de votre alerte.
Vous pouvez choisir entre faire un signalement de façon anonyme ou de façon confidentielle mais en vous identifiant (en indiquant votre nom et adresse e-mail).
Si l’alerte est réalisée de façon anonyme, vous êtes informé du fait que l’alerte anonyme est traitée sous les conditions suivantes :
- la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés ;
- le traitement d’une alerte anonyme doit s’entourer de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans la cadre du dispositif.
Votre message sera envoyé uniquement aux personnes suivantes : Monsieur Pierre Lucas en sa qualité de Directeur Financier et Madame Agnès REVERDY en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines de MAXI ZOO France SAS;
Vous pouvez ensuite choisir soit d’envoyer votre message immédiatement ou de retarder l’envoi de votre message après un délai aléatoire pouvant aller jusqu’à 3 heures.
Avant de pouvoir adresser le signalement, vous êtes invité à cocher la case ci-dessous: Vous pourrez ensuite cliquer sur « Soumettre le signalement » en bas de page pour valider l’envoi de votre message et des fichiers joints.
Vous pouvez ensuite choisir soit d’envoyer votre message immédiatement ou de retarder l’envoi de votre message après un délai aléatoire pouvant aller jusqu’à 3 heures.
Avant de pouvoir adresser le signalement, vous êtes invité à cocher la case ci-dessous: Vous pourrez ensuite cliquer sur « Soumettre le signalement » en bas de page pour valider l’envoi de votre message et des fichiers joints.
- Confirmation d’envoi du signalement
Une fois le message d’alerte envoyé, vous arrivez sur une dernière page vous confirmant l’envoi de votre signalement.
Cette page vous communique les informations (adresse URL et mot de passe) que vous devez conserver et qui vous permettront de consulter votre signalement et de répondre à des demandes d’informations complémentaires.
Il conviendra de vous connecter sur l’adresse URL indiquée à la fin de la procédure de signalement avec le mot de passe communiqué pour être informé des retours et informations faisant suite à votre signalement.
Par ce biais, un message écrit vous sera adressé pour vous confirmer la réception de votre message dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception.
Toutes les mesures sont prises par MAXI ZOO et le Groupe FRESSNAPF pour garantir la stricte confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement et les personnes éventuellement visées, y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement.
Si le signalement n’est pas recevable car ne répondant pas aux conditions prévues par la loi du 9 décembre 2016, vous serez informé et sans réponse de votre part permettant de respecter les conditions légales, le dossier de signalement sera clôturé dans un délai raisonnable et vous en serez informé.
Si le signalement est recevable, vous serez informé dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.
Lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet, la procédure est clôturée.
Toutes les mesures sont prises par MAXI ZOO et le Groupe FRESSNAPF pour détruire les éléments du dossier de signalement de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement et celle des personnes visées par celui-ci lorsqu’aucune suite n’y a été donnée et dans un délai de deux mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification. Vous serez ainsi que les personnes visées par le signalement informés de cette clôture.